Tips Berkomunikasi Efektif dengan Dosen:

Hanuga Fathur Chaerulisma

June 24, 2024

Norma perilaku mahasiswa saat menghubungi dosen dan staf adalah pedoman berkomunikasi yang mengutamakan kesopanan, penggunaan bahasa formal, pengenalan diri yang jelas, komunikasi pada jam kerja, penyampaian tujuan dengan ringkas, dan penantian balasan dengan sabar. Mahasiswa juga diharapkan untuk selalu menutup komunikasi dengan ucapan terima kasih, mencerminkan rasa hormat dan profesionalisme dalam lingkungan akademik.

Norma Perilaku Berkomunikasi Menghubungi Dosen atau Staff Menggunakan Telepon Genggam (WA, Line, Telegram atau Sejenisnya)

a. Perhatikan kapan waktu yang tepat untuk menghubungi dosen/staff/nomor prodi atau layanan di UII. Pilihlah waktu yang biasanya tidak dipakai untuk beristirahat atau beribadah. Hindari menghubungi dosen/nomor prodi diatas 21.00 atau disaat waktu ibadah
b. Awali dengan sapaan atau mengucapkan salam. Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
c. Ucapkan kata maaf untuk menunjukan sopan santun dari kerendahan hati Anda. “Mohon mengganggu waktu Bapak/Ibu”
d. Setiap Dosen/Nomor Prodi pasti menghadapi ratusan mahasiswa setiap harinya dan tidak menyimpan nomor kontak seluruh mahasiswa. Maka, pastikan Anda menyampaikan identitas Anda disetiap awal komunikasi/percakapan. “Nama saya Fulan Nim 19311001”
e. Gunakan bahasa yang umum dimengerti, tanda baca yang baik dan dalam konteks formal. Hindari menyingkat kata seperti dmn, kpn, otw, dan hindari kata panggilan non-formal seperti: Aku, Gw, Elu dll.
f. Tulislah pesan dengan singkat dan jelas. “Saya memerlukan tanda tangan Bapak/Ibu dilembar pengesahan saya. Kapan kiranya saya dapat menemui Bapak/Ibu?”
g. Akhiri pesan dengan mengucapkan terima kasih dan salam sebagai penutup. Terima kasih, Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
h. Tunggu balasan. Beri waktu yang cukup bagi dosen/staff untuk merespon minimal 1-2 hari kerja sebelum mengirim follow up kembali.

Contoh Umum Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh Mohon maaf mengganggu waktu bapak, perkenalkan nama saya Fulan Nim 19311001 yang saat ini sedang menulis skripsi dan Bapak/Ibu sebagai pembimbing nya. Saat ini saya membutuhkan tanda tangan Bapak pada lembar pengesahan saya. Kapan kiranya saya bisa menemui Bapak? Terimakasih sebelumya Wasalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Norma Perilaku Berkomunikasi Menghubungi Dosen atau Staff Menggunakan Email

Perhatikan kapan waktu yang tepat untuk menghubungi dosen/staff/nomor prodi atau layanan di UII. Pilihlah waktu yang biasanya tidak dipakai untuk beristirahat atau beribadah. Contoh: hindari menghubungi dosen/nomor prodi di atas 21.00 atau di saat waktu ibadah.

Gunakan Email Resmi

Pakailah email kampus atau email yang mencerminkan identitas resmi.

Contoh Benar:

email resmi di lingkungan kampus: [email protected]
email yang mencerminkan identitas resmi: [email protected]

Contoh Salah:

email yang tidak mencerminkan identitas resmi: [email protected]

Subjek Email yang Jelas

Tulis subjek email yang informatif dan relevan dengan isi pesan dan wajib diisi.

Contoh:

a. Revisi Laporan Tugas Akhir – Fulan (17212006)
b. Tugas Akuntansi Manajemen – Salma (19311001)

Mengisi Body Email

Salam Pembuka: Mulailah dengan salam yang sopan, misalnya “Yth. Prof./Dr./Bapak/Ibu [Nama Dosen/Staf]”.
Perkenalan Diri: Sebutkan nama, jurusan, angkatan, dan kelas agar dosen atau staf mudah mengenali Anda.
Tujuan Email: Nyatakan tujuan email dengan jelas dan langsung ke poin utama. Misalnya, jika ingin meminta bimbingan, menjelaskan kesulitan akademik, atau mengatur pertemuan.
Bahasa Formal dan Sopan: Gunakan bahasa yang formal dan sopan. Hindari bahasa slang atau singkatan yang tidak resmi.
Isi yang Padat dan Jelas: Jelaskan maksud dan pertanyaan Anda dengan singkat, padat, dan jelas, tanpa bertele-tele.
Informasi Pendukung: Jika diperlukan, lampirkan dokumen atau informasi tambahan yang relevan dengan jelas.
Ucapan Terima Kasih: Akhiri isi email dengan ucapan terima kasih atas waktu dan perhatian dosen atau staf.
Salam Penutup: Tutup dengan salam penutup yang sopan, seperti “Hormat saya,” diikuti dengan nama lengkap Anda.
Periksa Kembali: Sebelum mengirim, periksa kembali email untuk memastikan tidak ada kesalahan penulisan atau informasi yang terlewat.
Tunggu Balasan: Beri waktu dosen/staf untuk merespon dan hindari mengirim email berulang-ulang dalam waktu singkat.

Contoh Email:

Subjek Email: Permohonan Revisi Tugas Essay “Pengaruh Kebijakan Moneter”

Body Email:

Yth. Dr. Budi Santoso
Dosen Manajemen UII
di tempat

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Maaf mengganggu waktunya. Saya Tri Salma, mahasiswa Program Studi Manajemen, Angkatan 2024.

Saya mengirim email ini untuk meminta waktu Bapak/Ibu guna berdiskusi dan mengajukan permohonan revisi mengenai tugas essay saya yang bertema “Pengaruh Kebijakan Moneter terhadap Stabilitas Ekonomi Nasional.” Adapun dokumen permohonan revisi saya lampirkan. Sekaligus menyampaikan bahwa saya mengalami kesulitan dalam memahami beberapa konsep dan memerlukan bimbingan lebih lanjut.

Atas perhatian dan waktu Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Hormat saya,
Tri Salma